Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass Administration, Finanzen, Personaladministration und Organisation zuverlässig laufen. Gleichzeitig wirkst du aktiv beim Aufbau von Strukturen und Abläufen mit.

Kernaufgaben (Fix)

Administration & Unternehmensorganisation

Dinge, wie z.B:

  • Briefkorrespondenzen
  • Führen von Protokollen in der GL
  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Belangen
  • Inventur

Office Management

Dinge, wie z.B:

  • Organisation des Büroalltags (Material, Kaffee, Pflanzen etc.)
  • Organisation interner Anlässe und Events
  • Telefondienst
  • Abklärungen mit Versicherungen und Behörden
  • Umzug in ein neues Büro

Finanzen

Dinge, wie z.B:

  • Rechnungen im E-Banking erfassen
  • Bezahlte Rechnungen mit unserer Buchhaltungssoftware abgleichen
  • Kundenrechnungen finalisieren und versenden
  • Budgets nachführen
  • Zusammenarbeit mit der externen Treuhandfirma

Personaladministration / HR-Admin

Dinge, wie z.B:

  • Erstellung und Pflege von Personaldossiers
  • Vertragsadministration (Ein- und Austritte)
  • Einfache HR-Korrespondenz
  • Koordination mit externer Lohnbuchhaltung / Treuhand
  • Unterstützung im Rekrutierungsprozess (Termine, Absagen)

Entwicklungsperspektiven (je nach Profil)

Entwicklungspfad A: Marketing & Events

  • Organisation von Kundenevents
  • Koordination von Marketingkampagnen Online und Offline
  • Zusammenarbeit mit externen Partnern
  • Recherche und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

Entwicklungspfad B: Project Management Office (PMO)

  • Pflege und Überwachung von Projektplänen und Timelines
  • Nachhalten von Aufgaben und Abhängigkeiten
  • Vorbereitung von Status-Reports
  • Sicherstellen von Standards, Ablagen und Protokollen
  • Unterstützung der Projektleitungen im Alltag

    Das bist du

    • Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
    • Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
    • Sehr gute Organisation und Koordination
    • Freude am Gestalten, Optimieren und Aufbauen
    • Hands-on-Mentalität
    • Du denkst mit und bringst eigene Vorschläge ein
    • Analytisches, pragmatisches Denken
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