Wer sich mit der digitalen Transformation für Unternehmen im Umfeld Hersteller, Vertrieb (B2B) oder Direktverkauf (B2C) auseinandersetzt, landet meist schnell beim Thema Product Information Management resp. PIM. Die Vorteile, die man mit der Einführung eines PIM-Systems gewinnt, sind meist auch der höchsten Managementstufe schnell klar. Ihr Chef glaubt Ihnen noch nicht? Hier finden Sie bei Bedarf gewichtige Argumente Vorteile PIM-System.
Doch, wie geht man so eine Einführung von PIM an und vor allem was kostet das?
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Die Einführung eines PIM-Systems ist immer als Projekt zu betrachten. Das bedeutet, dass nebst den typischen Kosten für IT-Systeme auch mit Kosten für die Abwicklung des PIM-Projektes gerechnet werden müssen.
Projektkosten (Kostenpunkt 1)
Ein Projekt für die Einführung eines PIM-Systems besteht typischerweise aus den Phasen: Grob-Konzeption, Evaluation, Implementierung und Einführung.
Grob-Konzeption (Phase 1)
Bevor man sich um mögliche PIM-Systeme und PIM-Anbieter kümmern kann, sollte man diverse grundlegende Fragen klären und Überlegungen anstellen. Dazu gehören:
| Thema | Beschreibung |
|---|---|
| Strategie und Vision | Wohin soll Ihre digitale Reise als Unternehmen gehen? Wo wollen Sie in 5 Jahren stehen? Nur, wenn Sie diese Fragen beantworten können, können Sie auch bestimmen, welches ein zukunftsfähiges PIM-System für Ihr Unternehmen darstellen kann. |
| Modellierung der Daten | Es braucht bereits jetzt erste Klarheiten darüber, wie Ihre Produktinformationen abgebildet werden sollen: Wie viele Produkte und Produktkategorien wollen Sie in dem PIM-System pflegen? Was für Produktdaten (z. B. Stammdaten, Dokumente, Bilder, Preise) müssen Sie in dem PIM-System verwalten? Welche Abhängigkeiten möchten Sie unter den Produkten abbilden können (z.B. Ersatzteile, X-Selling, Up-Selling usw.)? u.v.m |
| Organisation und Prozesse | Die Einführung eines PIM-Systems hat immer auch Auswirkungen auf die Organisation und bestehende Prozesse. Zum Beispiel: Wer ist künftig verantwortlich für die Datenpflege? Wie integriert sich PIM in die bestehende Prozesslandschaft? Welche Abteilungen werden wie mit dem PIM-System arbeiten? u.v.m |
| Technologische Rahmenbedingungen | Auch erste technologische Aspekte sind sinnvoll bereits jetzt zu adressieren. Typische Anhaltspunkte geben Ihre IT- und Security-Guidelines: Gibt es Vorgaben bezüglich des Technologie-Stacks? (z.B. zwingend Microsoft Technologie ) oder gibt es Vorgaben bezüglich Cloud-Anbieter? (z.B. die Daten müssen in einem Rechenzentrum in der Schweiz gelagert werden) |
| Projektteam | Unbedingt sollte man auch die Frage klären, wer in das Projektteam gehört. Können Vertreter aus der Marketingabteilung das Projekt alleine anpacken oder braucht es noch Personen aus der Vertriebsorganisation, IT oder sogar externe Berater? Macht ein Sounding-Board mit der Geschäftsleitung sinn? |
Mit rund 20-25% der Projektkosten würden wir hier aus Erfahrung kalkulieren.
Evaluierung (Phase 2)
Nun gilt es die passenden PIM-Anbieter und deren Lösungen auf den Prüfstand zu nehmen. Mithilfe der Vorarbeiten aus der Phase 1 wird es Ihnen einfacher gelingen eine Shortlist zusammenzustellen. Gerade bei der Evaluation von Anbietern lohnt es sich, auch die "Make-or-Buy" Frage aufzuwerfen. Wie der aktuellen Statistik von Carpathia zu entnehmen ist, nehmen die Eigenentwicklungen für PIM-Systeme kontinuierlich zu. (siehe Ein Viertel der Onlineshops setzt auf eine eigene Logistik und Standardsysteme sind rückläufig)
Implementierung (Phase 3)
Der Aufwand für diese Phase ist natürlich stark von den individuellen Anforderungen getrieben. Typischerweise müssen Systeme wie ERP oder DAM mit dem PIM-System verknüpft und verschiedene Ausgabekanäle angebunden werden. Auch die Anforderungen an die Attribute, Mediendaten, Funktionen und Prozesse haben meistens entsprechende Implementationsaufwände zur Folge.
Gemäss unseren Erfahrungen ist dies mit ca. 40-45% der umfangsreichste Posten der Projektkosten.
Einführung (Phase 4)
In der letzten Projektphase gilt es noch einiges an Arbeit zu leisten, damit Ihre PIM-System Einführung ein Erfolg wird. Daten müssen migriert, die initiale Datenqualität etabliert und vor allem die künftigen Anwender in der Anwendung des PIM-Systems geschult werden.Typischerweise liegen die Aufwände dafür bei 10-15%.
Aufwandsverteilung in den verschiedenen Phasen
Die Projektaufwände für die Einführung eines PIM-Systems verteilen sich typischerweise wie folgt
Lizenzkosten (Kostenpunkt 2)
Die Lizenzkosten eines PIM-Systems können - je nach Modell - stark varieren.
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Open-Source and Free | Ein Open Source PIM-System, wie Akeneo gibt es in der Basisvariante ohne Lizenzkosten. |
| Software-as-a-Service | SaaS PIM-Systeme, wie z. B. Plytix werden gemietet. Hier sind typischerweise die Lizenz- und Betriebskosten im monatlichen Mietpreis enthalten. |
| Klassisches Lizenzmodell | Hier werden typischerweise Lizenzen für das System und eventuell entsprechende Zusatzmodule fällig. |
| Eigenentwicklung resp. Individualsoftware | Kommt man zum Schluss, dass eine Eigenentwicklung am besten auf die PIM-Anforderungen passt, profitiert man davon, dass keine Lizenzkosten anfallen. |
Die Lizenzkosten von PIM-Systemen unterscheiden sich - zumindest auf den ersten Blick - stark.
Hosting (Kostenpunkt 3)
Die Kosten für das Hosting des PIM-Systems stehen in der Relation zu dem gewählten Modell für die Lizenzkosten. Wurde sich für eine SaaS-Lösung entschieden, sind die Hostingkosten in den Mietgebühren meistens bereits inkludiert. Bei den anderen Modellen sind verschiedene Faktoren wie zum Beispiel Outsourcing in die Cloud oder die Technologieanforderungen des PIM-Systems massgebend.
Wartung, Support und Weiterentwicklung (Kostenpunkt 4)
Product Information Management ist keine starre Disziplin. Neue Anforderungen tauchen im Laufe der Zeit immer auf. Zum Beispiel verändern sich Ihre Produktstrukturen, weitere Ausgabekanäle müssen bedient oder neue Reportings generiert werden benötigt. Nach der Einführung des PIM-Systems ist das Projekt deshalb in der Regel nicht zu Ende. Es macht darum Sinn, auch entsprechende Kosten für Weiterentwicklungen zu antizipieren.
Unsere Erfahrungswerte zeigen, dass die Aufwände für Wartung, Support und Weiterentwicklungen oft bei einem Aufwand zwischen 15% bis 25% des Einführungsprojektes liegen.
Fazit
Die Einführung eines PIM-Systems gliedert sich in vier Kostenblöcke
- Projektkosten (mit typischerweise den vier Phasen Grobkonzeption, Evaluation, Implementierung und Einführung
- Lizenzen
- Hosting
- Wartung, Support und Weiterentwicklung