Integration von JIRA, Toggl und Bexio - Digitalisierung im Softwareunternehmen

Die Digitalisierung und die "Digitale Transformation" ist in aller Munde. Kaum eine Veranstaltung an der nicht irgendein Prophet auftritt der Uber als grösstes Taxiunternehmen ohne eigene Taxis oder AirBnB als grösste Hotelkette ohne eigene Hotels beweihräuchert. Doch jetzt mal konkret:

Die Schweiz ist ein KMU Land: Über 99% der Unternehmen beschäftigen 1 bis 249 Mitarbeiter. Dabei befindet sich der grösste Teil dieser Unternehmen im Tertiärsektor (z.B. Grosshandel, Detailhandel, Dienstleistungen..). Zu dieser Kategorie gehören auch wir von bambit. In diesem Sektor wird die Digitalisierung heute primär für ein Ziel eingesetzt: Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Anders als bei einem Produktions- oder Handelsunternehmen basiert das Geschäftsmodell eines Dienstleistungsunternehmen hauptsächlich auf dem Tausch von Wissen und Zeit gegen Geld. Das ist zugegebenermassen eine sehr abstrahierte Sichtweise. Trotzdem ist das im Wesentlichen der Weg, wie ein Dienstleister seine Einnahmen generiert. Jedes Unternehmen will mit seinen Ressourcen haushälterisch umgehen. Dementsprechend benötigen wir als Dienstleister also Tools und Methodiken, um unsere Zeit zu managen. Welche Tools wir dazu verwenden, haben wir bereits in unserem Blogpost Wie man als junges Unternehmen heute seine IT-Lösung aufbaut etwas vorgestellt.

Generell unterscheiden wir unsere Zeitaufwände nach drei Kategorien:

1. Zeiten, die im Zusammenhang mit einem konkreten Projekt anfallen (Verwalten wir in Atlassian JIRA)
   
2. Zeiten, die aus dem übrigen Tagesgeschäft anfallen (Verwalten wir in Toggl)
3. Zeiten, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden (Verwalten wir in Bexio)

Wir erledigen unsere Kundenprojekte in aller Regel basierend auf Projektaufträgen. Ein Projekt hat verschiedene Eigenschaften: geschätzter Gesamtaufwand, geplante Aufgaben, Sprints (wir entwickeln unsere Lösungen nach agilen Grundsätzen), Storypoints usw. Für das Projektteam ist es dienlich, dass die ganzen Projektaufgaben in einem System gemacht werden können. Planung, Tracking und Kontrolle passieren darum bei uns in einem System: Atlassian JIRA.

Wenn alle Aufgaben im Zusammenhang mit einem Projekt in Atlassian JIRA gemacht werden sollen bedeutet dies auch, dass die Projektmitarbeiter (z.B. Software-Entwickler, Business Engineers usw.) ihre Aufwände auch direkt in diesem System rapportieren. Nur so kann die Projektleitung die Projektreports (z.B. Effektiver Aufwand vs. Geschätzter Aufwand) usw. direkt ab diesem System machen.

Ein Mitarbeiter bei bambit arbeitet aber nicht nur an Kundenprojekten. Je nach Profil entstehen noch andere Arten von Aufwänden. Zum Beispiel: Aufwände für Akquise und Verkauf, Aufwände für interne Teammeetings, Aufwände für Weiterbildung, Consultingmandate und, und, und. Da dies ja auch Arbeitszeit ist und somit zu der definierten Jahresarbeitszeit eines bambit-Mitarbeiters dazugehören, müssen jene natürlich auch rapportiert werden können. Zusätzlich wollen wir natürlich wissen, wie wir unsere Zeit gesamt aufwenden (nicht nur Projekte) und wo wir allenfalls Optimierungspotenziale haben. Für diese Zeiten verwenden wir die SaaS-Lösung Toggl. Zusätzlich ist Toggl unser System um die Jahresarbeitszeit zu managen. Hier sieht ein Mitarbeiter auf einen Blick wie es um seine Ist- vs. Soll-Arbeitszeit steht.

Moment... Wenn in Toggl alle Zeiten eines Mitarbeiters ersichtlich sind, dann müssen doch die Zeiten der Kategorie 1 dort auch erfasst sein? Genau :-) Darum unbedingt weiterlesen und ein besonderes Augenmerk auf den Abschnitt Synchronisation von JIRA nach Toggl werfen.

Am Ende des Monats gilt es verechenbare Leistungen in passende Kundenrechnungen zu verwandeln. Typischerweise sind dies Aufwände aus Projektarbeiten (Ursprünglich in Atlassian JIRA rapportiert ), aber auch auf Aufwände der Kategorie 2, deren Aufwände wir in Toggl führen (zum Beispiel Consulting-Mandate). Als ERP-System (Rechnungswesen, Buchhaltung etc.) setzen wir auf die Schweizer SaaS-Lösung Bexio.

Digitalisierung in einem bestehenden Unternehmen, bedeutet heute praktisch immer die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses oder eines gesamten Geschäftsmodells. Als Digitalisierungsexperten wollen wir natürlich unsere eigenen Prozesse auch digitalisieren resp. automatisieren.

Digitalisierung ist das Mittel, um unsere zeitliche Ressourcen für Dinge frei zu halten, die einen wirklichen Mehrwert für unsere Kunden, unsere Mitarbeiter oder unser Unternehmen generieren.

Darum ist es uns wichtig, dass wir Rapportierungen nur einmal pflegen müssen, und trotzdem automatisch unsere Zeiten überall, wo notwendig, verfügbar haben.

Mitarbeiter sollen ihre Zeit in dem Kontext rapportieren, indem sie anfällt. Alles andere passiert automatisch.

Der Zeitpunkt, wann welche Rapportierung in welchem System verfügbar sein muss, ist unterschiedlich:

• Der Abgleich von Atlassian JIRA und Toggl muss zeitnahe passieren, damit ein Mitarbeiter in Toggl ständig seine aktuellen Arbeitszeiten einsehen kann.
• Rapportierungen für die Verrechnungen (Synchronisation von Toggl zu Bexio) brauchen wir typischerweise nur einmal im Monat (dann, wenn die Rechnungen erstellt werden).

Am Ende jeder Woche kontrolliert ein bambit-Mitarbeiter seine gesamten Arbeitszeiten (Kategorie 1 und Kategorie 2) in Toggl. Damit der Abgleich der Zeiten aus Atlassian JIRA (Projektzeiten) in Toggl nicht händisch geschehen muss, haben wir den Zeitabgleich automatisiert. Beide Tools bieten Web API's an (siehe auch Blogpost Wie Web API's helfen Wertschöpfungsketten zu verändern). Diese API's machen wir uns zu Nutzen. Dazu haben wir uns einen eigenen Windows Service programmiert, welcher in regelmässigen Abständen (alle 5 Minuten) die neuen Rapportierungen von JIRA in Toggl überführt. Konkret sieht das wie folgt aus:

Die offzielle Dokumentation zu den Web API's gibt es hier:

• JIRA API Dokumentation: https://docs.atlassian.com/jira/REST/cloud/
• Toggl API Dokumentation: https://github.com/toggl/toggl_api_docs

Diese Synchronisation brauchen wir in aller Regel einmal pro Monat. Ausgelöst wird sie von unserer administrativen Stelle, welche die angefallenen Zeiten in passende Kundenrechnungen übersetzt. Hier wird auch entschieden, ob eine Leistung überhaupt verrechnet wird und zu welchen Konditionen. Die Vorkonfiguration passiert in Toggl via Labels resp. Tags. Nach der Vorbearbeitung werden durch eine kleinen Microsoft .NET Console App (Ausgelöst per Knopfdruck) alle relevanten Zeitrapportierungen (noch nicht rapportiert und nicht kostenlos) in Bexio überführt. Erfolgreich überführte Einträge werden anschliessend in Toggl als "rapportiert" markiert und gesperrt.

Auch hierzu arbeiten wir wieder mit Web API's. Folgendes sind die Links auf die Dokumentationen:

• Toggl API Dokumentation: https://github.com/toggl/toggl_api_docs
• Bexio API Dokumentation: https://docs.bexio.com/