Microsoft Excel ist aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken und bestens etabliert. In Schweizer KMU existieren meist unzählige Excel-Sheets für spezifische Berechnungen, Datenanalysen etc.
Excel als Basis für das eigene Product-Information-Management (PIM) zu verwenden ist jedoch meistens eine schlechte Idee.
Warum? Wir zeigen die vier offensichtlichsten Probleme, wenn PIM mittels Excel bewerkstelligt wird und wie man stattdessen mit einem spezialisierten PIM-System bessere Lösungsansätze etablieren kann. Unklar was PIM bedeutet?
Microsoft Excel ist aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken und bestens etabliert. In Schweizer KMU existieren meist unzählige Excel-Sheets für spezifische Berechnungen, Datenanalysen etc.
Grund 1: PIM ist mehr als nur ein paar Produktattribute
Die meisten Unternehmen führen verschieden Typen von Produkten (z.B. Kleidung, Schuhe, Accessoires..). Für PIM ist oft erforderlich, dass die verschiedenen Produkttypen in sogenannten Produktfamilien gruppiert werden. Eine Produktfamilie zeichnet sich dabei durch zugehörige Attribute aus, die gepflegt werden müssen. Z.B. verfügen Produkte einer Produktfamilie "Kosmetik" über Attribute wie Sonnenschutzfaktor, Inhaltsstoffe, geeignte Hauttypen etc. Für Produkte einer Produktfamilie Lebensmittel interessieren eher die Attribute Nährwerte, Zutaten oder Angaben für Allergiker. In der Schweiz kommen zusätzlich oft noch die Mehrsprachigkeit und die damit verbundene Pflege von Übersetzungen ins Spiel. Schnell entsteht so ein umfangreicher Katalog an Attributen.
Klar, Attribute wie GTIN, Name, Portionierungen, Marketingtexte etc. liessen sich grundsätzlich in Form von Text- und Zahlenfelder in Excel abbilden. Auch komplexere Attribute (z.B. Eine Auswahl von Herstellern) lassen sich theoretisch mittels vordefinierten Werten in Excel modellieren.
Schon bei mehr als 15 Spalten und mehreren Worksheets beginnt die Sache aber unübersichtlich zu werden.
Kommen noch Produktrelationen hinzu (z.B. Ersatzartikel, Bundling, Cross/Up-Selling etc.) sind die Grenzen definitiv erreicht.
Wenn man das Thema Digitalisierung durch PIM umfassend angehen will, gehören zudem noch mehr als einfache Attribute zu den Produktinformationen: Packshots, Produktbilder, Videos, Weiterführende Dokumente (z.B. Montageanleitungen) etc. müssen dazu genauso eingepflegt und verlinkt werden können. Etwas das in einem Excel-Sheet doch eher einem Abenteuer gleicht.
In unserem PIM-System haben wir darum die Grundlage geschaffen, dass ohne Programmierkenntnisse die Attribute und Produktfamilien konfiguriert und erweitert werden können.
Dabei steht eine Vielzahl von Attributtypen (z.B. Freitext, Auswahloptionen, Kombinationen aus Text und Masseinheiten, Bilduploads usw.) zur Verfügung. Je nach gewünschter Systemkonfiguration können die Attribute in den verschiedenen Systemsprachen gepflegt werden.
Zusätzlich gibt es Möglichkeiten für den Upload von Bilder, Dateien etc.
Grund 2: PIM erfordert Kollaboration und Prozesse
Der sorgsame Umgang mit PIM erfordert Prozesse. So sind beispielweise zum Einpflegen eines neues Produktes und dessen Attribute oftmals verschiedene Abteilungen involviert. Damit alle relevanten Produktinformationen korrekt eingepflegt werden, erfordert dies eine entsprechend prozessgesteuerte Qualitätssicherung. Zudem ist für Änderungen an den Produktinformationen (z.B. es wird eine neue Produktchargen eröffnet) oftmals die Etablierung von Freigabeprozessen erwünscht.
Moderne Collaboration-Plattformen, wie z.B. Microsoft Office 365 Sharepoint, haben das Handling und die Zusammenarbeit an gemeinsamen Excel-Dokumenten sicherlich markant verbessert. Trotzdem bleibt es eine Herausforderung in einem umfassenden Excel mit Produktinformationen den Überblick zu erhalten, was denn nun alles seit dem letzten Öffnen an den Produktinformationen verändert wurde und wo es innerhalb eines Prozessschrittes entsprechende Massnahmen einzuleiten gibt.
Das Abwickeln von prozessgesteuerten Aufgaben und die Rückverfolgbarkeit sind Kernfunktionen in einem PIM-System. Mittels einem Dashboard weiss in unserem eigenen PIM-System jeder PIM-Anwender, was seine aufstehende Aufgaben sind, und was zuletzt an den Masterdaten eines Produktes verändert wurde.
Dank spezifischen Anweisungen werden die Benutzer zielsicher durch den Qualitätssicherungsprozess geführt.
Grund 3: Ein cleveres PIM-System dient als Basis für Wissensmanagement
Durch die Vereinheitlichung und der damit verbundenen Qualitätssteigerung der eigenen Produktinformationen etabliert sich das PIM-System zur Wissensdatenbank im Unternehmen:
- in welchen Produkten ist Ingwer in den Zutaten enthalten?
- Welcher Rasenmäher hat eine Schnitthöhe von XYZ cm?
- Was sind die passenden Ersatzteile für die Pumpe vom Hersteller Dunos?
- Darf man Produkt X mit Y kombinieren?
- usw..
Das zielsichere Finden von Antworten auf alle erdenklichen Fragen ist eine Hauptfunktion von einem modernen PIM-System.
Mittels CTRL+F, Filtern, Sortieren etc. lassen sich Suchabfragen in Excel auch realisieren. Mit diesen limitierenden Funktionalitäten wird das Suchen aber oftmals zur Qual.
In unserem PIM-System haben wir darum verschiedene Suchfilter gebaut, die sich frei konfigurieren und kombinieren lassen. Dabei stehen sowohl Freitextfilter, wie aber auch vordefinierte Auswahlhilfen etc. zur Verfügung.
Grund 4: Ein PIM-System legt die Grundlage für omnichannel Marketing
Hinter der Einführung eines PIM-Systems liegt meist auch die Absicht sich für omnichannel-Szenarien (einheitliche Produktinformationen an mehreren Touchpoints) fit zu machen. Dabei soll durch das PIM-System eine sogenannte "Single Source of Truth" etabliert werden: Ziel ist es alle Produktinformationen zentral im PIM-System zu bündeln. Ab dieser Quelle werden die Produktinformationen in verschiedene Kanäle (z.B. eigener B2B Onlineshop, Online-Plattformen von Dritten, Apps für den Aussendienst, POS, Katalogdruck etc.) ausgespielt. Nicht selten müssen dabei pro Kanal verschiedene Exportformate (z.B. Kanal X braucht ein Excel, Kanal Y ein Aufruf eines Web API etc.) und unterschiedliche Attributeinschränkungen (z.B. das Attribut Zutaten soll nur in Kanal X, aber nicht in Kanal Y ausgespielt werden) implementiert werden. So eine zentrale "Single Source of Truth" basierend auf Excel zu realisieren ist nicht ganz einfach.
Alleine das Sicherstellen, dass nicht mehrere Versionen von dem PIM Excel-Dokument existieren und jeder Anwender immer mit der aktuellsten Version arbeitet, stellt eine Herausforderung dar.
In unserem webbasierten PIM-System passieren darum alle Zugriffe via Webbrowser. Unabhängig von Gerät und Standort ist so gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit dem jeweils aktuellstem Datenstand arbeiten.
Nebst Import-Jobs, die z.B. in regelmässigen Abständen gewisse Stammdaten ab dem ERP oder von Lieferanten-Excels - importieren, gibt es Export-Jobs, welche die Produktdaten per manuellem Befehl, zeitgesteuert oder eventbasiert an die entsprechenden Ausgabekanäle liefern.
Dank dem Channel-Management kann zusätzlich pro Kanal gesteuert werden, welche Produkte, Produktfamilien, Attribute usw. exportiert werden sollen.
Das fehleranfällige und zeitaufwendige Versenden von Produktinformationen per Email etc. entfällt komplett
Fazit
Excel ist nach wie vor ein weitverbreitetes Werkzeug. Wenn man aber ein PIM mit Excel aufbauen will, ist mit erheblichen Limitierungen zu rechnen.
Ein spezialisiertes PIM-System kann die Bedürfnisse rund um PIM adäquater adressieren.
- Der Umgang mit Produktinformationen erfordert, dass nicht nur einzelne Attribute, sondern auch Produktrelationen und erweiterte Produktinformationen (z.B. Dokumente, Bilder, Videos) zentral verwaltet werden können.
- PIM involviert immer Prozesse und erfordert Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholder. Die Anforderungen rein basierend auf Excel abzubilden ist sehr umständlich und nur beschränkt möglich.
- Ein PIM-System lebt von seinen Such- und Filterfunktionen. Die Suchfunktionen von Microsoft Excel sind schneller ausgeschöpft, als die ein echtes PIM-System zu leisten vermag.
- Ein PIM-System ist die Basis für diverse omnichannel-Szenarien. Die daraus resultierenden Anforderungen rein mit Excel-Dokumenten abzudecken ist extrem aufwendig.