Die 4 grössten Vorurteile gegenüber Individualsoftware

Damit fängt das Kopfzerbrechen aber meistens erst an: Gibt es eine Standardsoftwarelösung für unsere Idee? Welches Halb- oder Fertigfabrikat können wir so verbiegen, dass es zu unserer digitalen Strategie passt? Wo können wir unsere Idee so anpassen, dass sie auf der Standardlösung funktioniert? Haben wir überhaupt noch einen Wettbewerbsvorteil, wenn wir die gleiche Software verwenden wie unsere Mitbewerber? Wissen wir überhaupt schon abschliessend, wo die Reise hingehen soll? Ist nur eine Individualsoftware der richtige Lösungsweg?

Die Diskussion Standardsoftware oder Individualsoftware ist nicht neu und begleitet die IT-Welt (früher noch EDV genannt) wohl seit Anbeginn. In unseren Gesprächen mit den Schweizer KMU stellen wir fest, dass das Thema gerade jetzt in der aktuellen Digitalisierungswelle wieder eine Renaissance erlebt. Rund um Individualsoftware halten sich aber auch verschiedene hartnäckige Vorurteile. Ob diese tatsächlich zutreffen? Wir gehen der Sache auf den Grund.

Auf den ersten Blick können Standardsoftwarelösungen suggerieren, dass sie günstiger sind. Man kauft ja einfach die Lizenz, installiert die Software und kann loslegen. Leider ist es in der Regel nicht so einfach. Aus unserer Erfahrung werden die Implementationskosten für die Anpassung der Standardsoftware notorisch unterschätzt. Praktisch jede Software muss mit Umsystemen integriert oder auf eigene Prozesswünsche adaptiert werden. Oftmals müssen anschliessend auch gewisse Prozesse auf die Standardsoftware angepasst werden, weil es nicht anders geht. Dies hat den Effekt, dass Mitarbeiter andere Arbeitsabläufe erlernen müssen und dadurch Effizienz oder die anvisierten Wettbewerbsvorteile aus dem Digitalisierungsprojekt gleich wieder verpuffen.

Diese Kosten laufen schnell aus dem Ruder. Zudem führen die Einschränkungen und Vorgaben von Standardsoftware nicht selten zu nur halbwegs befriedigenden Lösungen.

Die Kosten für eine Standardlösung setzen sich typischerweise aus folgenden Teilen zusammen:

• Initiale Lizenzkosten
• Wiederkehrende Lizenzkosten
• Zusätzliche Lizenzkosten bei späteren Erweiterungen (zum Beispiel Einführung eines neuen Moduls)
• Adaptionskosten (Projektkosten)
• Betriebskosten
• Kosten für Upgrades auf den nächsten Release

Im Verleich dazu bestehen die Kosten bei einer Individualsoftware aus folgenden Positionen:

• Projektkosten
• Betriebskosten
• Kosten nächste Releases und Erweiterungen

Ja, auch bei Individualsoftware können wiederkehrende Kosten auf dich zukommen. Im Unterschied zu der Standardsoftware sind dies aber nicht Lizenzkosten, sondern Geld das 1:1 in neue Funktionalitäten und Erweiterungen deiner Individualsoftware fliesst. Zusätzlich besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass du diese Investitionen aktiv steuern kannst. Wenn du keine Erweiterungen brauchst oder das Investitionsbudget gerade etwas mager ist, hast du die volle Kontrolle darüber. Bei Standardsoftware mit Lizenzen kommen die wiederkehrenden Kosten regelmässig ohne neue Features. Die Pauschalaussage, dass Individualsoftware teurer ist, stimmt so also nicht.

"Wenn ich eine Individualsoftware erstellen lasse, dann ist das wie eine gemeinsame Hochzeit mit dem Lieferanten. Bis der Tod uns scheidet". Dem Risiko als Auftraggeber von einem Lieferanten zu stark abhängig zu sein ist immer genügend Rechnung zu tragen. Niemand mag das "Lock-In"-Prinzip. Jedoch ist das Risiko bei einer Individualsoftware nicht unbedingt grösser als bei einer Standardsoftware. Eher im Gegenteil. Wie oben erwähnt müssen Standardsoftwarelösungen immer stark an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Diese Anpassungen sind oftmals derart spezifisch und komplex, dass ein anderer Lösungsanbieter nur mühsam die Standardlösung von seinem Vorgänger übernehmen und weiterentwickeln kann. Bei einer Individualsoftware kann eine Übergabe sogar einfacher sein, weil man typischerweise den kompletten Quellcode zur Verfügung hat. Das erleichtert einem neuen Lösungsanbieter zu verstehen, was die Software eigentlich genau macht. Wir von bambit liefern zusätzlich zu dem Quellcode auch eine Architekturdokumentation nach Arc42 ab.

Es gibt auf dem Markt noch viel mehr Anbieter mit Microsoft .NET KnowHow als zum Beispiel Anbieter mit spezifischen Microsoft SharePoint KnowHow.

"Die Entwicklung von Individualsoftware dauert eine gefühlte Ewigkeit". Bei Individualsoftware denken viele an die vorgängige Generierung von einer Vielzahl an Dokumenten (Lastenheft, Pflichtenheft, funktionale Dokumentation etc.), bevor man nach einer langen Zeit mal ein erstes Ergebnis zu Gesicht bekommt. Verzögerungen sind bei so einem Vorgehen vorprogrammiert und ob die Software so am Ende wirklich das macht, was sie machen sollte, um einen effektiven Mehrwert zu generieren, ist sicherlich fraglich.

Moderne agile Softwareentwicklungsmethodiken (z.B. Scrum oder Kanban) adressieren genau dieses Problem, dass man noch aus den Wasserfall-Zeiten kennt. Durch kurze Iterationen (3-4 Wochen), klare Prioritäten und dem regelmässigen Erstellen von "shipplabe" Software (d.h. die ausgelieferten Resultate sind getestet und produktionsreif) am Ende jeder Iteration, erhältst du sehr schnell sichtbare Resultate. Dadurch entsteht ein Prozess mit regelmässigen Feedbackschleifen, kontinuierlicher Qualitätssicherung und höchstmöglicher Flexibilität. Neue Business-Erkenntnisse und Zieljustierungen können so laufend in das Projekt (z.B. in die nächste Iteration) einfliessen. Durch die Unterteilung des Projektes in Iterationen kann der Releaseplan aktiv gesteuert werden. Ein Teil der Software muss bis in 4 Monaten fertig sein? Ein weiterer Teil (zusätzliche Features) können noch länger warten? Das Management will Feature XYZ doch schon früher haben?

Geht agile Softwareentwicklung nur mit Individualsoftware? Natürlich nicht! Individualsoftware bietet aber eine grössere Freiheit punkto der Workpackages und Prioritäten.

"Eine Individualsoftware? Dafür sind wir als KMU doch viel zu klein". Unabhängig von der Kostendiskussion, hält sich auch diese Meinung hartnäckig, dass nur grosse Unternehmen sich mit Individualsoftware beschäftigen sollten. Individualsoftware wird assoziiert mit kompliziert und zu überdimensioniert für ein KMU.

Die Schweiz digitalisiert sich. Vorne mit dabei ist das Thema E-Commerce. Wohl die meisten haben im Jahr 2017 bereits einmal in einem Onlineshop ein Produkt gekauft, eine Ferienwohnung über das Internet gebucht oder sonstige Transaktionen online abgeschlossen. Wenn man ein paar Personen aus seinem Umfeld fragt, was denn alles zu einem Onlineshop gehört, kommen mit hoher Treffsicherheit Aussagen wie: Produktbilder, Beschreibungstexte zu einem Produkt, Suchfunktionen, "Kunden die das gekauft haben, kauften auch das" usw. Auch, wenn man sich die gängigen Onlineshops so anschaut, erkennt man schnell Muster von wiederkehrenden Funktionalitäten. Funktionen, die sich immer wieder wiederholen sind doch prädestiniert für eine Standardsoftware? Somit nehmen wir doch einfach ein standardisiertes Onlineshop-System wie nopCommerce oder Magento und haben unseren Onlineshop?

Rund um die Onlineshop-Systeme in der Schweiz veröffentlich die Firma Carpathia jährlich interessante Statistiken. Die jüngste Veröffentlichung vom Juli 2017 zeigt im Bereich E-Commerce ein interessantes Bild: http://blog.carpathia.ch/2017/07/01/jeder-zweite-onlineshop-ist-eine-eigenentwicklung-und-nur-wenige-verzichten-auf-ein-pim/

• Praktisch die Hälfte der Schweizer Onlineshops setzen auf eine Individualsoftware (komplette Eigenentwicklung oder ein derart stark angepasstes Standard-Shopsystem, dass es sich defacto um eine Eigenentwicklung handelt)
• Im Vergleich zu 2015 haben die Eigenentwicklungen im 2017 sogar stark zugenommen
• Der Trend Richtung Individualsoftware zeigt sich nicht nur in den Onlineshop-Systemen, sondern auch in den angrenzenden Systemen wie zum Beispiel PIM-Systemen (Product Information Management) oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning)

Irgendwie erstaunlich… oder doch nicht? Wie eingangs erwähnt, geht es heute bei vielen Digitalisierungsvorhaben darum einen Geschäftsprozess oder ein Geschäftsmodell zu automatisieren. Diese bewegen sich in der Regel über verschiedene Systeme, Organisationseinheiten und Unterprozessen hinweg. Aus Sicht einer Softwarelösung ist also die Integration in diese Gegebenheiten ein zentraler Schlüsselfaktor zum Erfolg. Hier kann Individualsoftware punkten: Individuell auf die eigene Ausgangslage zugeschnitten, kann Sie Projektziele effizienter adressieren. Offenbar auch in dem Umfeld rund um E-Commerce.

Wir sind der Meinung: Nein! Es gibt immer wieder Anforderungen, die sich mit Standardsoftware durchaus ideal abdecken lassen.

• Wenn statt einer Individualsoftware ein Monolithisches-System eingeführt werden muss.
• Wenn für Module oder Funktionen Lizenzen bezahlt werden müssen, die du gar nicht einsetzen willst.
• Wenn der Hauptvorteil der Softwarelösung in der Effizienzsteigerung deiner Prozesse liegen soll
• Wenn viele Drittsysteme (Umsysteme) vorhanden sind, die integriert werden müssen
• Wenn die Adaptionskosten die eigentlichen Lizenzkosten um ein Vielfaches übersteigen
• Wenn mehr als 40% der Anforderungen mit der Standardlösung nicht abgedeckt werden können, ohne grosse Adaptionen zu machen.