ERP oder PIM: Welches System ist der Master für die Produktdaten?
"Das ERP ist der Master für die Produktdaten." Diese Aussage begegnet uns in Digitalisierungsprojekten immer wieder. Und auf den ersten Blick klingt sie logisch. Im ERP werden oft Artikel geführt, eingekauft, verkauft und verrechnet. Also müssen die Produktdaten dort ihren Ursprung haben. Oder? Aus meiner Sicht greift diese Betrachtung zu kurz. Denn die eigentlich relevante Frage ist nicht, welches System der Master für ein Produkt ist, sondern: Welches System ist für welche Produktdaten zu welchem Zeitpunkt verantwortlich?
ERP und PIM betrachten ein Produkt unterschiedlich
Ein ERP-System und ein PIM-System haben grundsätzlich unterschiedliche Aufgaben.
Das ERP benötigt Produktdaten, um betriebswirtschaftliche Prozesse abzuwickeln. Dazu gehören beispielsweise Einkauf, Lagerhaltung oder Buchhaltung.
Ein PIM-System betrachtet ein Produkt aus einer anderen Perspektive. Hier geht es darum, Produkte zu strukturieren, anzureichern und für unterschiedliche Verkaufskanäle bereitzustellen.
Typische Informationen sind beispielsweise:
Produktbezeichnungen und Beschreibungen
technische Eigenschaften
Klassifikationen und Kategorien
Bilder und Dokumente
Übersetzungen
Verkaufsargumente
Beziehungen zu anderen Produkten
kanalspezifische Informationen
Muss ein Produkt überhaupt im ERP entstehen?
Gerade diese Frage finde ich spannend.
Zum Beginn von einem PIM Einführungsprojekt ist vielfach die Annahme, dass ein neuer Artikel zuerst im ERP eröffnet werden soll. Das ERP vergibt dann beispielsweise eine Artikelnummer und übermittelt die Stammdaten anschliessend an das PIM. Dort wird das Produkt angereichert und später in Shop, Website, Katalog oder weitere Kanäle ausgespielt.
Das ist ein absolut valides Vorgehen. Es ist aber nicht das einzig mögliche und oftmals - bei genauerem Hinsehen - auch nicht das einzig Sinnvolle. Der Artikelstamm im ERP ist oftmals an Bedingungen, wie Lizenzkosten und/oder Performanceeinschränkungen bei sehr grossen Artikelstämme verbunden. Auch leidet die Usability für die internen Prozesse, wenn plötzlich in einem grösseren Dropdown eine lange Liste an Produkten zur Auswahl stehen.
Es gibt also durchaus auch Setups, bei denen neue Produkte zuerst im PIM entstehen. Dort werden sie strukturiert, mit Daten angereichert und für digitale Kanäle bereitgestellt. Und erst, wenn ein Produkt tatsächlich zum ersten Mal verkauft wird, wird daraus auch ein Artikel im ERP.
Beispielsweise bei der Hunn Gartenmöbel AG haben wir so ein Szenario implementiert. (vgl. PIM-System für Hunn Gartenmöbel AG). Die Hunn vertreibt das gesamte Sonnenschirmsortiment von Glatz. Glatz bietet eine riesige Komination aus Stoffen, Schirmarten, Farben und Materialien. Beliebig assemblierbar entstehen daraus schnell tausende von Kombinationen.
Jede Kombination bekommt dabei bei Hunn eine eigene Artikelnummer. Bereits im Vorfeld nun alle diese möglichen Kombinationen im ERP-System zu eröffnen, würde zu grossen Datenmengenen führen. Darum hat man bei der Hunn entschieden, dass die Kombinationen von dem PIM-System als Artikel geöffnet und geführt werden. Ab da gelangen sie in den Onlineshop. Wenn das erste mal eine effektive Kombination bestellt wird und die entsprechenden Logistikprozesse gestartet werden müssen, eröffnet die digitale E-Commerce Plattform von bambit mit der Übermittlung des Auftrages den neuen Schirm im ERP-System (Microsoft Dynamics).
Das PIM übernimmt in einem solchen Szenario einen Teil des Produktlebenszyklus, bevor das ERP überhaupt ins Spiel kommt.
Der Master kann sich je nach Information unterscheiden
Noch spannender wird es auf Ebene der einzelnen Daten. Nehmen wir ein Produkt, das sowohl im ERP als auch im PIM vorhanden ist.
Die Artikelnummer wird vielleicht im ERP vergeben. Der Einkaufspreis kommt ebenfalls aus dem ERP. Die Marketingbezeichnung wird hingegen im PIM gepflegt. Dasselbe gilt für Bilder, technische Eigenschaften oder Übersetzungen. Welches System ist nun der Master?
Letztendlich beide. Nur eben für unterschiedliche Informationen.
Statt pauschal ein System zum Master für sämtliche Produktdaten zu erklären, lohnt es sich deshalb, die Datenhoheit auf Ebene der einzelnen Informationsbereiche zu definieren.
Zum Beispiel:
| Information | Mögliches führendes System |
|---|---|
| Artikelnummer | ERP-System |
| Einkaufspreis | ERP-System |
| Lagerbestand | ERP-System |
| Produktbeschreibung | PIM-System |
| Technische Eigenschaften | PIM-System |
| Bilder und Dokumente | PIM-System |
| Übersetzungen | PIM-System |
| Kategorien | PIM-System |
| Kundenspezifische Konditionen | Digital Commerce Plattform |
Welche Zuordnung richtig ist, hängt von der jeweiligen Systemlandschaft und den Prozessen eines Unternehmens ab.
Auch der Produktlebenszyklus spielt eine Rolle
Die Frage nach der Datenhoheit lässt sich deshalb nicht nur anhand einzelner Attribute betrachten. Auch der Lebenszyklus eines Produktes kann entscheidend sein.
Ein Produkt kann beispielsweise folgende Phasen durchlaufen:
In der frühen Phase kann das PIM die führende Rolle übernehmen. Sobald das Produkt verkauft wird, übernimmt das ERP zusätzliche Informationen und Verantwortlichkeiten.
Andere Unternehmen starten genau umgekehrt im ERP.
Beides kann richtig sein.
Entscheidend ist, dass klar definiert ist, welches System in welcher Phase welche Verantwortung übernimmt.
Single Source of Truth bedeutet nicht Single System of Truth
In Architekturprojekten fällt häufig der Begriff Single Source of Truth. Bedeutet so viel wie, eine Quelle der Wahrheit. Daraus entsteht schnell die Vorstellung, dass sämtliche Informationen zu einem Produkt in einem einzigen System ihren Ursprung haben müssen.
Ich halte das für einen Trugschluss.
Wichtig ist, dass für jede Information genau definiert ist, wo sie entsteht, wo sie verändert werden darf und wie sie in andere Systeme gelangt. Das verhindert doppelte Datenpflege und widersprüchliche Informationen wesentlich besser als die pauschale Aussage à la "Das ERP ist unser Master."
Fazit: Die falsche Frage führt zur falschen Architektur
Die Frage "Ist das ERP oder das PIM der Master für die Produktdaten?" lässt sich aus meiner Sicht deshalb nicht pauschal beantworten.
Die besseren Fragen lauten:
Wo entsteht ein Produkt?
Welche Informationen entstehen wo?
Welches System darf diese verändern?
Und zu welchem Zeitpunkt benötigt welches System das Produkt überhaupt?
Manchmal führt das ERP. Manchmal das PIM. Und häufig führen beide Systeme – einfach für unterschiedliche Teile derselben Produktwelt.
Genau diese Verantwortlichkeiten sauber zu definieren, ist aus meiner Sicht eine der wichtigsten Aufgaben beim Aufbau einer nachhaltigen PIM- und Digital-Commerce-Architektur.